いつもブログをご覧いただきありがとうございます。
今回は、介護事業における業務改善とAI活用について、現場での実例を交えながらお伝えします。
業務が増えるほど、どこかで「限界」が来る
介護サービスの提供現場では、利用者の増加とともに事務作業もどんどん増えていきます。
「まだ小規模だからなんとかなる」と思っていたのに、ある時を境に急激に業務が回らなくなる…そんな経験はありませんか？
私自身、福祉用具の事業所を運営しています。
納品やメンテナンス、担当者会議への参加など、多岐にわたる業務の中で、書類作成や事務処理が大半を占めているのが実情です。
しかも、当事業所では自動販売機器を使用ができず、すべて対面対応。
お客様との信頼関係は築けますが、そのぶん事務にかける時間の確保が難しくなります。
「業務改善＝大きな変化」ではない
業務改善というと、
「大がかりな仕組みを入れるのでは？」
「現場の負担が増えるのでは？」と構えてしまいがちです。
でも本質はそこではありません。
“小さな違和感”に気づいて、それを一つずつ変えていくこと。
それだけでも、現場の空気はガラリと変わります。
例えば、「この確認作業、毎回必要？」「紙でやらなくてはいけない？」と問い直すだけで、効率化の糸口が見つかります。
業務改善のカギは「AI」、中でもChatGPT
そんな中、私が取り入れたのがChatGPTです。
AIというと「自分たちにはまだ早い」「難しそう」と感じる方が多いかもしれませんが、介護業界こそ、このツールの恩恵を受けるべきだと感じています。
例えば、
- モニタリング記録のひな形作成
- 担当者会議用のメモ整理
- お客様対応文書のたたき台作成
- 業務手順の整理文書を一緒に考えてもらう
- 書類のタイトルや表現をより伝わりやすく整える
ChatGPTに「〇〇について文章を作って」と入力するだけで、かなりの下書きが出てきます。
完全にそのまま使うのではなく、自分たちの言葉で調整すれば十分に使えますし、ゼロから考える時間とストレスが激減します。
よくある誤解：AIは「冷たい」「人間味がない」
現場では、「AIって冷たそう」「人の気持ちを理解できない」といった声も聞こえてきます。
でも、実際に使ってみると印象が大きく変わります。
ChatGPTは、“言葉のパートナー”としてサポートしてくれる存在です。
もちろん感情はありませんが、こちらが丁寧に指示を出せば、それに応じてちゃんと返してくれます。
“書くことが苦手”なスタッフにとっては、安心して始められるツールです。
現場とともに進める。導入は慎重かつ丁寧に
ここで気をつけたいのは、「上が勝手に導入する」ことの危うさです。
AIはあくまでも補助ツール。
現場のスタッフと「何を改善したいか」「どこに困っているか」を共有したうえで使い始めるのが大切です。
そうすることで、AIに対する“警戒心”が薄れ、前向きな改善につながります。
実際にChatGPTで改善できた業務一覧
| 業務内容 | ChatGPTの活用方法 |
|---|---|
| モニタリング記録 | 書き出し例の作成、文章の言い回し調整 |
| 理由書の作成 | 与えた情報から生成し、担当者が加筆修正 |
| 担当者会議用メモ | 話す内容の要点整理と文書化 |
| 提案書・報告書 | 書き出し・締め方を整えることで時短 |
| お客様向け案内文 | 丁寧な表現を自動で提案してもらう |
AI導入の「第一歩」3ステップ
- ChatGPTをブラウザで開く（無料版からでOK）
- 「〇〇の文章を考えて」と入力してみる
- 出力された文章を、現場で少しずつ試す
これだけでも、業務の質とスピードが変わってくるのを実感できるはずです。
無理なく始めたい方へ。無料相談も受付中
「ChatGPTをどうやって現場に取り入れればいい？」
「まずは何から始めるのが良い？」
といったお悩みがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。
✅ 個別無料相談はこちら → https://forms.gle/htfpMeQVqAZDjPVD9
✅ LINEでのご相談はこちら → https://lin.ee/inTHLxh
たとえば、「スタッフの事務負担を減らしたいけど、何をどう改善すればいいか分からない」など、ざっくりした相談でも大歓迎です！
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