「この業務、誰がやるのか分からない」「今、誰がどの業務をしているのか把握できない」——
このような声が現場で聞こえてくる時、組織の運営に小さな歪みが出始めているサインかもしれません。
今回は、ある介護施設で行われたマニュアル整備と役割分担の見直しの実例を通じて、「チーム再構築」が現場にもたらした変化をご紹介します。
現場で起きていた“属人化”の壁
ある職員の一言、「結局これって誰が担当なんですか？」。
これは業務を「わかる人がやる」状態、いわば属人化が進んでいるサインです。
属人化の問題点は、
- 担当者が不在だと業務が滞る
- 誰に相談・報告していいか不明確
- 新人育成が属人的になり、引き継ぎが機能しない
という点です。結果として、ミスやコミュニケーションロス、職場の不満にもつながります。
対策①｜役割分担の明文化と「相談先の一本化」
この施設では、まず**「誰が何をするか」「誰が相談窓口になるか」**を明文化しました。
- リハビリ → 〇〇さん（メイン）・△△さん（補助）
- レクリエーション → □□さん
- 総合的な報告の取りまとめ → 〇〇さん
このように、業務と報告ルートを固定することで、「迷い」が減少しました。
対策②｜マニュアルの再整備で「伝え方」も標準化
新人教育も属人化の温床になりがちです。
担当者が日によって変わり、口頭説明だけに頼っていると、教え漏れや「言った・聞いてない」問題が発生します。
そこで、
- 入社初日の流れ
- 業務ごとの対応パターン
- 「これはパワハラにとられかねない」リスク配慮事項
などを簡潔なマニュアルにまとめて配布しました。
これにより、「何度も同じことを言うストレス」も軽減され、教育の質も安定しました。
対策③｜ピラミッド型の情報伝達と連絡手段の明確化
この施設では、報連相（報告・連絡・相談）のルートを一本化。
- 現場の指示 → 各担当者へ
- 最終報告 → 〇〇さんに集約
- 情報共有 → LINE WORKSにて共有（容量制限や使い方にも配慮）
このように「どこに情報を流すか」を明確にするだけでも、現場の混乱は減少します。
若手にも安心感を。プレッシャーを“分かち合える”現場へ
若手スタッフ（仮に□□さん）にリーダー的な役割を任せる際、よくあるのが「プレッシャーで潰れそう」という声。
今回の話し合いでも、「一人で全部抱えなくていい」「みんなで支える体制をつくろう」といったやり取りが印象的でした。
それにより、若手スタッフも「一人でやる仕事」から「チームで動かす仕事」へと、考え方が自然と変わっていったのです。
今後の取り組み例
- 毎週のレクリエーション計画（スタッフ同士の協議制）
- 月1回の意見交換会の実施（業務改善の場）
- 朝礼や掲示板、LINE WORKSによる情報共有の徹底
属人化を防ぎ、「誰が見てもわかる」職場づくりが、今まさに進行中です。
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